Est-ce que facture est toujours obligatoire ?

Est-ce que facture est toujours obligatoire ?

Les établissements de factures sont requis, lorsque les entreprises effectuent des transactions. Le Code de Commerce a régit d’ailleurs un article concernant la délivrance de facture lors des opérations d’achat et de vente au sein d’une entreprise. La facture est une pièce justificative qui sert de preuve en cas de manœuvres frauduleuses entre le client et l’entreprise. Vous vous demandez si une facture est toujours obligatoire ?

Aussi, toutes les entreprises sont-elles obligées d’en délivré ? Découvrez dans cet article s’il faut établir obligatoirement une facture.

Facture obligatoire entre professionnels

Est-il obligatoire de créer une facture lors d’une transaction entre professionnels ? Aucune loi n’exclut une  entreprise à l’élaboration de ses factures. Encore que même les entreprises exemptées du paiement des taxes par le dispositif de la franchise de TVA, se doivent d’en établir pour toutes leurs opérations. Très souvent dans ces cas de figure, l’entreprise mentionne sur la facture qu’il est bénéficiaire de l’exonération de la TVA. Selon l’article L441-3 du Code de Commerce (CDC) tous les commerçants et artisans doivent transmettre des factures pour toutes opérations d’achat et de vente entre professionnels. Pour rendre crédible vos activités et assurez la bonne gestion  vous devez créer une facture avec Sinao, ou d’autres logiciels de gestion. Pour faire montre de votre professionnalisme auprès d’autres professionnels, vous devez avoir le reflexe instantané de la délivrance de facture même dans les transactions les plus minimes qu’elles soient. Lorsque vous exercez dans une profession libérale, le Code Général des Impôts (CGI) régit en son article 289-I-1, l’obligation de l’établissement des notes d’honoraire qui sont des factures. En outre, certaines activités sur le point fiscal sont exclues du paiement de la TVA. Ces activités prévues par la loi 261 à 261 E du Code General des Impôts sont entre autres : des opérations spécifiques issues du domaine bancaire, de l’assurance, certains services médicaux et paramédicaux, certaines prestations de garde ou d’accueil d’enfants, des locations immobilières particulières, certains services d’enseignements et certaines transactions faites par les associations à but non lucratif. Seul donc le Code Général des Impôts autorise les professionnels de ces activités spécifiques à ne pas produire de facture. Ainsi toutes les entreprises sont dans la stricte obligation de se conformer aux normes établies par le droit comptable et le droit commercial.

Etablissement de factures avec les particuliers

Dans les normes on ne peut pas facturer en tant que particulier, sauf exception de certains cas. Il s’agit des livraisons des objets d’antiquité, de collections, d’occasions et des œuvres d’art. Vous êtes également tenu de produire une facture, lorsque vous faites des transactions à distance ou avec un particulier membre de l’Union Européenne. Il peut y arriver que suite à une opération, un particulier (client ou acheteur) vous réclame une facture, vous devez lui en établir. Dans les cas d’une prestation de service de restauration ou de l’exécution des travaux immobiliers, moyennant une somme de 25 euros TTC, la loi commerciale exige l’émission d’un document nommé « note ». Ce dernier est beaucoup plus flexible mais peut  suppléer une facture.

Professionnel d’entreprise, retenez que la facturation est une phase obligatoire dans vos transactions. En revanche les particuliers sont libres dans l’établissement de facture sauf en cas d’exercice des activités cités plus haut. N’hésitez pas à vous abonnez à notre page pour plus d’informations comptables.

Vous savez maintenant dans quel cadre une facture est-elle obligatoire.

Entrepreneurs : qu’est-ce qu’un avoir ?

Entrepreneurs : qu’est-ce qu’un avoir ?

Vous vous demandez qu’est-ce qu’un avoir ? Nous vous aidons à le comprendre et l’utiliser à bon escient !

Définition d’un avoir

Une facture d’avoir est une facture au montant négatif qui vient annuler une facture qui a fait l’objet d’un retour, d’un remboursement ou encore d’une erreur de facturation.

Il est nécessaire de bien suivre vos avoirs car sinon vous pourriez vous retrouver à avoir déclaré du chiffre d’affaire que vous n’avez pas réalisé.

Quand doit-on faire un avoir ? 

Faire un avoir commercial

Il est possible de recourir à un avoir commercial à la suite d’un litige, d’un problème de livraison d’un service ou d’un bien.

Par exemple, lors d’un retard de livraison vous jugez qu’à titre commercial il est nécessaire de faire une réduction pour garder de bonnes relations avec votre client. Il faudra donc établir un avoir partiel du montant de la facture (en pourcentage %, un montant défini du montant déjà facturé).

Exemple : 

  1. Livré avec 15 jours de retard
  2. Remise de 10% à titre commercial, 
  3. Facture a déjà été transmise pour un montant de 3 250 € HT (3 900 € TTC). 
  4. Rédiger un avoir de 10% du montant de la facture auquel il faut appliquer la TVA. Le montant de l’avoir sera de 325 € HT (390 € TTC). 
  5. Il faut donc considérer que votre montant de TVA déclarée sera de 585 € (650-65). 
  6. Votre chiffre d’affaires sera lui de 2 925 € (3 250 – 325). 
  7. L’idéal pour votre client est d’indiquer dans l’avoir le numéro de facture correspondant. Cela lui permettra de déduire le montant de l’avoir et de ne payer que la différence. 
  8. S’il a déjà payé la facture, vous devrez établir un chèque de remboursement de l’avoir ou déduire le montant sur une prochaine facture.

Faire un avoir suite à un retour de marchandise

Parfois le client vous renvoie le produit commandé. Plusieurs facteurs peuvent en être la raison:

  • Taille incorrecte ou d’un produit;
  • Produit ne correspond pas à la description;
  • Produit ne répondait pas aux attentes;
  • Produit endommagé…

Si la facture a déjà été transmise, il faudra donc avoir recours à un avoir.

Faire un avoir suite à une erreur

Les risques d’erreurs lors de la création de facture sont grands :

  • Facturation du mauvais client;
  • Erreur sur les prix facturés;
  • Erreur sur le contenu de la facture;
  • Erreur de double facturation

Dans ces cas-là, il faut choisir de faire un avoir de cette facture et d’en recréer une sans erreur.

Comment faire un avoir ? 

Comme nous vous l’avons expliqué en début d’article, un avoir est une facture. Il faut donc reprendre les informations classiques d’une facture :

  • Mettre le terme Avoir en début de document
  • Ecrire le numéro de facture auquel se réfère l’avoir : c’est plus pratique pour le client!
  • Ecrire le montant de l’avoir HT et TTC avec la TVA

Quelle numérotation comptable pour un avoir ? 

Il n’existe pas de loi à ce sujet. Vous pouvez donc faire selon deux options :

  • Faire la numérotation de vos avoirs en continu de vos factures,
  • Ou de faire une numérotation à part entière pour vos avoirs.

Faire un avoir sur Sinao 

Sur Sinao, qui est un logiciel de facturation (mais pas que), vous avez la possibilité de suivre l’évolution de vos factures. De plus, on peut les retrouver sous plusieurs état : en brouillon, en cour, en retard, facturé et en avoir. 

Les avoirs se créent à partir d’une facture en cour, en retard ou facturé.

Avantages et inconvénients d’un logiciel de comptabilité en ligne

Avantages et inconvénients d’un logiciel de comptabilité en ligne

Au quotidien, un logiciel de comptabilité peut aider les entreprises, notamment dans la préparation de factures pour les clients, les employés et pour l’entreprise elle-même.

Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité ?

Un logiciel de comptabilité est un type de logiciel que les professionnels en comptabilité ou les propriétaires d’entreprise utilisent pour traiter des transactions comptables et gérer des comptes. Il est généralement créé par un tiers pour les petites et moyennes entreprises, bien que les grandes entreprises disposent de leur propre logiciel de comptabilité interne.

Tout d’abord, vous devez choisir un logiciel qui correspond aux besoins de votre entreprise. Déterminez les fonctionnalités, l’accessibilité et la convivialité que vous souhaitez que votre logiciel ait. Voici certaines des fonctions de base d’un logiciel de comptabilité:

  • Traiter les factures ;
  • Suivre les dépenses et les revenus ;
  • Payer les vendeurs ;
  • Organiser les états financiers ;
  • Accéder et imprimer les formulaires de taxe IRS.

Pour enregistrer les factures, saisissez les informations de facturation du fournisseur et créez des factures client dans votre logiciel. Pour suivre les dépenses et les revenus, utilisez vos listes de factures et enregistrez chacun de vos paiements. Vous pouvez effectuer des paiements et imprimer des chèques à partir du logiciel. Pour afficher les états financiers, entrez la période que vous souhaitez voir et exécutez le rapport dans le système.

Quels sont les avantages d’un logiciel de comptabilité en ligne ?

Un logiciel de comptabilité permet d’économiser du temps et de l’argent, et de vous offrir une activité raisonnable, valable et appropriée. Il peut le faire de la manière suivante: saisir données de manière simple, les importer rapidement, les mettre en œuvre simple après traitement, effectuer une vente, générer une facture et réduire les retards.

Cet outil permet également de bénéficier d’un rapport automatique, notamment au niveau des débiteurs et créanciers, des profits et pertes, des comptes clients, des inventaires, des prévisions, etc. Son utilisation permet une très faible probabilité d’erreurs.

Quels sont les inconvénients ?

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité ne profitera pas également à toutes les entreprises. Si vous envisagez de passer de la comptabilité manuelle à la comptabilité informatisée, vous devez tenir compte de ces inconvénients possibles:

  • Coût : le coût du paquet, bien que peu lié à vos dépenses différentes, est supérieur à celui d’un cadre sur papier. Certains logiciels restent toutefois très accessibles.
  • Utilisation : Il vous faudra prendre en main le logiciel. Mais certains comme Sinao sont très simple à utiliser.
  • Exigences : un ensemble d’enregistrements est destiné à la plupart des types d’entreprises. Vous allez peut être avoir besoin de fonction qui ne sont pas proposé par les logiciels. Pendez à regarder les fonctionnalités disponibles

Ce qui doit apparaitre obligatoirement sur une facture

Premièrement, toutes les informations concernant l’identité du vendeur doivent s’afficher sur la facture. Notamment, il doit y avoir son nom, son adresse exacte, son numéro de SIRET ainsi que son immatriculation, le numéro d’identification TVA du vendeur selon le statut de l’entreprise. Aussi, la structure juridique de l’entreprise et le montant du capital social doivent clairement s’afficher dans la facture.

Le numéro de la facture doit suivre le numéro de la facture précédente, c’est-à-dire que le numéro de série de la facture suit un ordre chronologique.

Deuxièmement, il doit y avoir les descriptions claires sur le produit ou le service. Par exemple, si vous êtes un magasin de chaussures, vous devrez bien décrire le produit. C’est-à-dire qu’au lieu d’écrire chaussure à talon vous le remplacerez par « talon carré noir pointure 38 ».

Dans le cas où il y a une prestation de service par exemple au lieu d’écrire « deux heures de travail », ce sera plus clair si vous le changez par « deux heures de travail- réparation du chauffe-eau ».

Troisièmement, il est obligatoire que les coordonnées du client soient affichées clairement et sans faute dans la facture. Et il faut faire bien attention sur le mode de remplissage et le choix des caractères spéciaux, surtout dans le cas des clients internationaux.

Voici une liste des informations sur les clients qui doivent au moins figurer sur la facture : son identité, son adresse, aussi que le numéro identifiant du client au sein de l’entreprise s’il y en a.

Enfin, on doit avoir les informations sur les prix et les taxes sur une facture. Notamment, les prix hors-hors-taxes des produits des produits ou des prestations de services et la valeur du montant des taxes doivent s’y afficher. Puis, le montant total ou le prix TTC et les promotions comme le rabais, la remise ou la ristourne sont aussi à préciser s’il y en a.

Utilisez un logiciel de comptabilité en ligne

L’utilisation des logiciels de facturation est vivement recommandée pour une entreprise. En effet, il permet la réduction des marges d’erreur lors de l’édification des factures, mais aussi il permet une mise à jour automatique des données sans avoir le faire manuellement. Un meilleur suivi des paiements et des retardssont aussi améliorés grâce au logiciel de facturation. Par ailleurs, il permet aux utilisateurs de travailler sur une même interface.

Comment gérer ses notes de frais ?

Comment gérer ses notes de frais ?

Difficile de s’en passer au sein d’une entreprise : gérer ses notes de frais. La note de frais pour documents est indispensable au remboursement de dépenses.

La procédure de remboursement qu’il engendre coûte parfois cher à l’entreprise en termes de temps et de flux du travail. Hélas, les entreprises ne peuvent pas s’en défaire. Dans cet article, vous pourrez tout savoir sur comment gérer les notes de frais.

Définition d’une note de frais

Une note de frais par définition est un fichier numérique ou papier qui donne à un collaborateur la possibilité de recevoir le remboursement des dépenses professionnelles effectuées pour le compte de l’entreprise.

Ce document est un récapitulatif des dépenses que l’employeur doit rembourser au salarié. Il peut être question des frais : de mission, de restaurant, d’appels téléphoniques, de transport, ou toute autre dépense effectuée au bénéfice de l’entreprise.

Une note de frais peut être remplie par un salarié ou par un administrateur. 

Les différents types de notes de frais

Il existe deux types de notes de frais :

La note de frais kilométrique

Elle est sert à mentionner les dépenses relatives aux voyages ou sorties professionnelles avec le véhicule personnel de l’employé. Cette pièce permet au salarié de recevoir un remboursement de débours kilométrique.

Une fois le document reçu, l’employeur effectue un calcul ou une analyse des décaissements sur la base d’un barème fiscal. Pendant cette analyse, les frais d’entretien, d’assurance, d’usure et de carburant du véhicule sont pris en considération. Cependant le parcours de la demeure du salarié à son lieu de travail n’est pas pris en compte.

La note de frais classique

Ici, l’employé apporte des indications sur le montant, la date, la facture et le nom du commerçant. L’employeur n’aura qu’à vérifier la véracité de ces informations. Cette catégorie de note de frais est à considérer sur le modèle identique à celui des rebours des notes de frais. Il faut savoir que lorsque le salarié dépose ce justificatif, il est comptabilisé en tant que frais professionnels.

Comment prendre en compte une note de frais dans une comptabilité ?

Il n’existe pas de modèle standard de note de frais comptabilité. En effet, c’est à chaque entreprise de créer son modèle selon sa politique, son règlement intérieur et ses formules de calcul.

Cependant, il existe une série d’éléments qui doivent figurer sur une note de frais : le motif, la date, le montant hors-taxe, le montant de la TVA et le montant TTC de la dépense.

Pour optimiser la gestion de vos notes de frais, vous pouvez utiliser des logiciels spécialisés. Cela vous permettra de gagner un temps précieux. En effet, cette cette tache qui peut rapidement être chronophage lors de la croissance votre l’entreprise.

Les exigences relatives aux notes de frais

L’employé doit soumettre la note de frais dans un délai réfléchi. Ce délais est habituellement fixé par l’employeur. D’ailleurs, selon une décision du 2009, la justice spécifie que ce délai doit être pris en compte. L’employeur n’est plus tenu d’un quelconque remboursement en cas de non respect du délai. 

L’employeur quant à lui a l’obligation de rembourser les dépenses professionnelles si elles sont avérées et adéquates à son règlement intérieur. Le cas échéant, l’employé devra saisir le Conseil des prud’hommes. Par ailleurs, ces dépenses devront être dispensées de charges sociales sous certaines clauses. 

Comment faire une facture ?

Comment faire une facture ?

Qu’est-ce qu’une facture ?

La facture est le descriptif détaillé de la transaction passée entre le vendeur de marchandises ou le prestataire de services et son client. Ce document est établi en 2 exemplaires, sur papier ou par voie électronique, et délivré au moment de l’exécution du contrat – livraison des produits ou terme de la prestation. Chaque partie doit conserver son exemplaire pendant 10 ans.

Dans quels cas une facture est-elle obligatoire ?

Le prestataire de services ou le vendeur de biens doit obligatoirement établir et délivrer une facture lorsque son client est professionnel.

Rappel  : le client est considéré comme professionnel lorsqu’il contracte dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale.

L’obligation de facturer s’applique dans les relations avec des clients consommateurs ou non-professionnels dans les cas suivants :

  • La vente à distance (VAD) de produits physiques – vente en ligne par le biais d’un site web de e-commerce notamment.
  • Une prestation de services lorsque le montant total de la transaction est supérieur ou égal à 25 € TTC.
  • L’exécution de travaux de nature immobilière.
  • La vente de produits d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité aux enchères publiques.
  • Toute vente de marchandises ou prestation de services lorsque le client particulier en fait la demande.

Attention  : le manquement à l’obligation de faire une facture est sanctionné par une amende pénale.

A quoi sert une facture ?

Il s’agit est un document important, qui remplit plusieurs rôles :

  • Il s’agit d’un document commercial qui récapitule en détail les conditions de réalisation du contrat passé entre le professionnel et son client.
  • La facturation permet au vendeur de biens ou au prestataire de services de se constituer une preuve juridique de la transaction : ce document commercial équivaut à un titre de créance à son profit. Côté client, ce document juridique constitue une preuve d’achat : il peut être très utile dans la mise en œuvre de la garantie ou de la responsabilité du vendeur, le cas échéant.
  • D’un point de vue comptable et fiscal, ce document vaut justificatif.

Les mentions obligatoires sur une facture

Sous peine de sanction – amende ou nullité – elle comporte les mentions suivantes :

  • La date d’émission : elle doit être délivrée au client immédiatement au terme du contrat, dès la livraison des produits ou des services. Un délai de 15 jours est néanmoins toléré. Une facturation périodique récapitulant plusieurs transactions est également admise, dans la limite d’un délai de 1 mois.
  •   Le numéro : chaque facture dispose d’un numéro unique attribué sur la base d’une séquence chronologique de numérotation continue.
  •   La date de la réalisation du contrat – livraison des biens ou terme de la prestation.
  •   Le nom et l’adresse du client .
  • Les informations légales du vendeur ou du prestataire.
  •   Le numéro individuel d’identification à la TVA pour les factures dont le montant total est supérieur à 150 € HT.
  •   La description des produits ou des services vendus – quantités et prix notamment, avec mention des prix unitaires hors taxes.
  •   Frais annexes – frais de livraison notamment – le cas échéant.
  •  Taux de TVA applicables, montants détaillés et montant total de la TVA (pour les échanges avec un partenaire de l’UE, voir le fonctionnement de la TVA intracommunautaire)
  •   Réductions de prix , le cas échéant.
  •   Prix total HT et TTC.

Cas particuliers :

La facturation entre professionnels implique des mentions obligatoires supplémentaires : la date ou le délai de paiement, les conditions des pénalités de retard et de l’indemnité de recouvrement.

Le micro-entrepreneur – ou auto-entrepreneur – ne facture pas la TVA. Il doit ajouter la mention suivante : « TVA non applicable selon l’article 293 B du Code Général des Impôts ».

Le vendeur ou prestataire membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée doit obligatoirement le mentionner.

Les artisans doivent ajouter les conditions de leur assurance professionnelle – garantie décennale.

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