Comment calculer ses charges lorsqu’on est auto-entrepreneur ?

Comment calculer ses charges lorsqu’on est auto-entrepreneur ?

Prendre le statut d’auto-entrepreneur est a priori plutôt simple. Vous n’avez pas besoin de gérer une comptabilité complexe, pas de TVA. Cela s’apparente plutôt à une gestion de trésorerie avec des recettes et des dépenses. 

Cependant, il est obligatoire de déclarer vos recettes afin de payer vos cotisations sociales et charges fiscales.

Simulateur pour les cotisations sociales d’un auto-entrepreneur

Depuis le 1er janvier 2018, voici les taux pour les cotisations sociales d’un auto-entrepreneur :

  • 12,80 % du CA pour la vente de marchandises
  • 22 % du CA pour les prestations de services commerciales ou artisanales
  • 22 % du CA pour les autres prestations de services et les professions libérales

Vous pouvez déclarer et payer ces cotisations soit mensuellement soit trimestriellement selon votre choix et en fonction de votre chiffre d’affaire et de votre activité.

Afin d’anticiper ces dépenses, vous pouvez évaluer vos charges avec un simulateur comme celui de BPIFRANCE.

Comment faire une facture ?

Comment faire une facture ?

Qu’est-ce qu’une facture ?

La facture est le descriptif détaillé de la transaction passée entre le vendeur de marchandises ou le prestataire de services et son client. Ce document est établi en 2 exemplaires, sur papier ou par voie électronique, et délivré au moment de l’exécution du contrat – livraison des produits ou terme de la prestation. Chaque partie doit conserver son exemplaire pendant 10 ans.

Dans quels cas une facture est-elle obligatoire ?

Le prestataire de services ou le vendeur de biens doit obligatoirement établir et délivrer une facture lorsque son client est professionnel.

Rappel  : le client est considéré comme professionnel lorsqu’il contracte dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale.

L’obligation de facturer s’applique dans les relations avec des clients consommateurs ou non-professionnels dans les cas suivants :

  • La vente à distance (VAD) de produits physiques – vente en ligne par le biais d’un site web de e-commerce notamment.
  • Une prestation de services lorsque le montant total de la transaction est supérieur ou égal à 25 € TTC.
  • L’exécution de travaux de nature immobilière.
  • La vente de produits d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité aux enchères publiques.
  • Toute vente de marchandises ou prestation de services lorsque le client particulier en fait la demande.

Attention  : le manquement à l’obligation de faire une facture est sanctionné par une amende pénale.

A quoi sert une facture ?

Il s’agit est un document important, qui remplit plusieurs rôles :

  • Il s’agit d’un document commercial qui récapitule en détail les conditions de réalisation du contrat passé entre le professionnel et son client.
  • La facturation permet au vendeur de biens ou au prestataire de services de se constituer une preuve juridique de la transaction : ce document commercial équivaut à un titre de créance à son profit. Côté client, ce document juridique constitue une preuve d’achat : il peut être très utile dans la mise en œuvre de la garantie ou de la responsabilité du vendeur, le cas échéant.
  • D’un point de vue comptable et fiscal, ce document vaut justificatif.

Les mentions obligatoires sur une facture

Sous peine de sanction – amende ou nullité – elle comporte les mentions suivantes :

  • La date d’émission : elle doit être délivrée au client immédiatement au terme du contrat, dès la livraison des produits ou des services. Un délai de 15 jours est néanmoins toléré. Une facturation périodique récapitulant plusieurs transactions est également admise, dans la limite d’un délai de 1 mois.
  •   Le numéro : chaque facture dispose d’un numéro unique attribué sur la base d’une séquence chronologique de numérotation continue.
  •   La date de la réalisation du contrat – livraison des biens ou terme de la prestation.
  •   Le nom et l’adresse du client .
  • Les informations légales du vendeur ou du prestataire.
  •   Le numéro individuel d’identification à la TVA pour les factures dont le montant total est supérieur à 150 € HT.
  •   La description des produits ou des services vendus – quantités et prix notamment, avec mention des prix unitaires hors taxes.
  •   Frais annexes – frais de livraison notamment – le cas échéant.
  •  Taux de TVA applicables, montants détaillés et montant total de la TVA (pour les échanges avec un partenaire de l’UE, voir le fonctionnement de la TVA intracommunautaire)
  •   Réductions de prix , le cas échéant.
  •   Prix total HT et TTC.

Cas particuliers :

La facturation entre professionnels implique des mentions obligatoires supplémentaires : la date ou le délai de paiement, les conditions des pénalités de retard et de l’indemnité de recouvrement.

Le micro-entrepreneur – ou auto-entrepreneur – ne facture pas la TVA. Il doit ajouter la mention suivante : « TVA non applicable selon l’article 293 B du Code Général des Impôts ».

Le vendeur ou prestataire membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée doit obligatoirement le mentionner.

Les artisans doivent ajouter les conditions de leur assurance professionnelle – garantie décennale.

Comment gérer la comptabilité de votre entreprise ?

Comment gérer la comptabilité de votre entreprise ?

Toute entreprise qui se veut sérieuse a l’obligation de gérer sa comptabilité. En effet, cette dernière représente l’image financière de l’entreprise.

Bien gérer sa comptabilité permettra à l’entreprise d’atteindre ses objectifs mais aussi d’avoir un regard permanent sur sa situation financière. De quoi assurer une bonne gestion stratégique de l’entreprise et continuer à faire du profit.

Pour toutes ces raisons, nous pensons alors qu’il est primordial pour tout dirigeant de savoir comment gérer la comptabilité de son entreprise.

Pourquoi tenir une comptabilité ?

  1. Dans une entreprise la comptabilité est un outil d’évaluation en temps réelle qui permet de recueillir et de partager les informations relatives à l’activité économique et au patrimoine financier, matériel et incorporel.
  2. Son objectif est de donner une valeur à l’activité de l’entreprise et de tirer les conclusions qui en ressortent.
  3. La comptabilité permet de répondre aux obligations de sa tenue comme par exemple celle de dépôt des comptes annuels.
  4. C’est un outil d’analyse de prévision d’éventuelles difficultés financières.

Les entreprises sont soumises à certaines obligations légales:

  1. Enregistrer tous les mouvements financiers de l’entreprise dans un logiciel non modifiable
  2. En conserver les traces (pièces justificatives et factures) au moins pendant 10 ans
  3. Déposer leurs comptes chaque année, à la fin de l’exercice, au tribunal du commerce (Le bilan, le compte de résultat et les annexes)
  4. D’effectuer les inventaires une fois par ans

Pour cela la tenue de la comptabilité doit être régulière, franche, exacte et transparente et aidé d’un logiciel de gestion.

Mais il est clair que la comptabilité est la bête noire de toutes les entreprises et que les dirigeants l’ont en horreur. Le tout c’est de comprendre le concept et de se familiariser avec les bonnes méthodes et d’utiliser un bon outil de gestion comptable.

Il existe deux manières de gérer sa comptabilité. Elle peut être gérée en interne ou par un tiers en externe.

Comment externaliser la gestion de sa comptabilité ?

La gestion externe de l’entreprise suppose la présence d’un expert-comptable. Ce dernier effectue toutes ou une partie des tâches comptables de l’entreprise.

Dans une lettre de mission, le dirigeant devra expliquer au comptable les tâches qui lui seront confiées. Selon ses besoins il peut s’agir simplement de la présentation des comptes annuels ou la tenue complète de la comptabilité de l’entreprise.

Les deux formules d’externalisation le plus souvent proposées :

  • L’externalisation totale : tenue de toute la comptabilité de l’entreprise de la saisie comptable à la production des états financiers
  • L’externalisation partielle : l’entreprise réalise la saisie comptable avec un logiciel de gestion comptable connecté à son expert comptable et l’expert-comptable révise les comptes et dresse le bilan annuel

Lorsque la comptabilité est externalisé, la loi n’autorise que l’expert-comptable à tenir la comptabilité de l’entreprise. Il a le monopole dans ce domaine.

Avantages et inconvénients de l’externalisation

Le recours à un expert-comptable sécurise la gestion de la comptabilité au sein de l’entreprise.

Etant dans ce domaine, il est spécialiste de ces tâches et maîtrise la réglementation en vigueur. Il va donc s’assurer que la comptabilité soit conforme aux lois et que l’entreprise respecte ses obligations fiscales.

L’entreprise pourra le tenir responsable lorsqu’il manquera à certains de ses devoirs qui lui sont imposés par son code de déontologie.

Un autre avantage de la gestion extérieur de la comptabilité c’est que l’expert-comptable est à même de donner des conseils stratégiques au dirigeant pour le bien être de l’entreprise.

Il faut noter que l’externalisation de la comptabilité auprès d’un expert comptable coute entre 50€ HT et 500€ HT d’honoraires par mois et varie en fonction du volume de document traités et du niveau de conseil qu’il vous proposeras.

Comment gérer sa comptabilité en interne ?

La gestion interne de l’entreprise suppose qu’elle s’occupe elle-même de toutes les tâches comptables et qu’elle s’organise toute seule en fonction des résultats.

La première chose à faire c’est de désigner la personne qui va s’en charger. Dans les TPE et PME c’est le dirigeant ou un assistant qui assure cette fonction. Ils doivent être en mesure de :

  • Choisir un plan comptable adapté à l’entreprise et le personnaliser
  • De réceptionner les documents, de faire la saisie comptable, de numéroter et de classer les pièces comptables
  • D’établir des déclarations fiscales à savoir la TVA, CVAE, CFE, déclaration de résultat, etc.
  • D’effectuer les inventaires, d’établir les comptes annuels et de les déposer au greffe du tribunal de commerce
  • De clôturer des comptes, de rédiger les états financiers définitifs, d’ouvrir l’exercice suivant et de comptabiliser les a-nouveaux

Avantages et inconvénients de la gestion interne

Lorsqu’une entreprise maîtrise le processus de gestion interne de sa comptabilité, elle supervise directement l’établissement de ses comptes et des tâches afférentes.

De plus, elle peut relayer l’information plus rapidement et plus facilement et lier leurs comptabilité à leurs système d’information.

De cette manière, les différents services de l’entreprise pourront avoir recours à une même base de données de quoi faciliter l’intégration de la comptabilité.

Il est toujours plus économique pour une entreprise de gérer elle-même sa comptabilité. Mais il est vrai que lorsque le dirigeant s’occupe des tâches comptables sans être spécialisé là-dedans, il sacrifie du temps qu’il aurait pu investir dans la production.

Métier multitâche : comment gérer sa comptabilité ?

Métier multitâche : comment gérer sa comptabilité ?

Brice Lemoine est le maire de l’accélérateur de start-up Grenoblois Le Village by CA. Il est venu nous parler de son métier, de ses besoins comptables et de son utilisation de Sinao. 

Le métier de « Maire » du Village by CA : être curieux et multitâche

Le Village by CA Grenoble, c’est 450m2 d’espace de travail et un lieu de rencontre et d’animation en plein centre de la ville. Il abrite plusieurs start-up au sein du Totem de la French Tech in the Alp.

“Le Village by CA Sud Rhône-Alpes capitalise sur l’écosystème de d’innovation grenoblois pour accélérer la croissance des leaders de demain.”

Brice Lemoine, responsable “Maire” du lieu. Son travail ? Recruter et animer un réseau de start-up et de partenaires dans l’innovation, organiser des événements, construire des offres de service tout en pilotant la gestion et la comptabilité du lieu.

Des missions qui l’amènent à switcher souvent de tâches dans une même journée. Alors que ces ournées ne se ressemblent jamais et nécessitent aussi un fort relationnel et de la curiosité.

Besoins comptables : rapidité et efficacité

Aussi, ces missions obligent à avoir un outil comptable simple afin de ne pas perdre du temps. De plus, l’important pour lui, c’est de pouvoir effectuer ses tâches de comptabilité rapidement et surtout de ne pas perdre le fil de son travail si jamais il est dérangé ou qu’il doit intervenir dans Le Village.

Cette problématique liée à son métier n’est pas spécifique à son secteur. De nombreux entrepreneurs ou chefs d’entreprise ont cette nécessité de trouver du temps pour gérer leur compta. Il est parfois difficile de trouver une heure pleine et continue dans une journée pour traiter ces taches.

Grâce à Sinao, Brice Lemoine explique qu’il a gagné du temps avec une interface simple et intuitive. Enfin il peut faire sa compta à tout moment de sa journée sans besoin d’y consacrer un temps incompressible. 

La comptabilité de l’auto-entrepreneur

La comptabilité de l’auto-entrepreneur

Les obligations comptables de l’auto-entrepreneur

Le statut d’auto-entrepreneur permet d’alléger toute la partie administrative. Cependant, les auto-entrepreneurs ont aussi des obligations comptables : la tenue de deux livres importants : un livre des recettes et un registre des achats (selon certaines activités).

Il n’est pas tenu de suivre une comptabilité stricte comme les sociétés commerciales ni d’établir des comptes annuels. 

Pour la tenue de ces deux livres comptables, l’auto-entrepreneur peut utiliser au choix :

  • un suivi papier qu’il est possible de se procurer dans le commerce
  • un logiciel de comptabilité dédié comme Sinao qui permettra à l’auto-entrepreneur de suivre facilement et rapidement ses recettes et dépenses, éditer ses factures et faire le rapprochement bancaire automatiquement 

L’auto-entrepreneur doit obligatoirement conserver les toutes les factures ou pièces justificatives relatives à leurs achats et à leurs ventes de marchandises ou de prestations de services (factures, relevés bancaires, bons de commandes, bons de livraison, etc.) soit en version papier, soit en version digitale. La durée de conservation est fixée à 10 ans.

Le livre des recettes de l’auto-entrepreneur

Le livre des recettes enregistre toutes les ventes réalisées et encaissées, en indiquant la date de la vente, du montant et de la forme du paiement (espèces, chèque, virement…).

Nous conseillons de le tenir de manière journalière afin de ne rien omettre. Toutes les opérations doivent être enregistrées dedans. Il est donc recommandé d’utiliser d’une application si vous faites des transaction régulière. 

A titre indicatif, voici ce que doit contenir un livre des recettes :

  • le nom du client ou le nom de l’entreprise
  • la nature de l’opération réalisée,
  • le montant de la vente ou de la prestation de services,
  • la date de la vente ou de la prestation de services,
  • le numéro de la facture correspondante,
  • le mode d’encaissement du montant (espèces, chèques, virement…) 

Sur les différentes applications de suivi de comptabilité vous pourrez entrer facilement ces informations. 

Le registre des achats de l’auto-entrepreneur

Contrairement au livre-journal des recettes, tous les auto-entrepreneurs ne doivent pas tenir un registre des achats.

Aussi, il est obligatoire pour les activités :

  • De vente de marchandises, d’objets, de fournitures et de denrées à emporter ou à consommer sur place,
  • Ou des prestations d’hébergement 

La législation exonère donc les prestataires de services de tenir ce livre obligatoire supplémentaire.

Le livre des achats doit collecter le détail des achats effectués chaque année de manière chronologique. Il est nécessaire d’y préciser le mode de règlement et les pièces justificatives. 

Est-il obligatoire d’ouvrir un compte bancaire à usage professionnel ?

Depuis la loi PACTE du 22 mai 2019, le micro-entrepreneur n’est pas obligé de détenir un compte bancaire professionnel s’il réalise un chiffre d’affaires annuel inférieur à 10 000 € pendant 2 ans.

Si l’auto-entrepreneur a opté pour le régime micro-social, il doit ouvrir un compte dédié à son activité professionnelle 1 ans après le lancement de sa micro-entreprise.

Aussi, l’auto-entrepreneur peut utiliser un compte courant pour des prestations plus réduites, mais ce compte doit être séparé du compte personnel.

Le micro-entrepreneur doit utiliser ce compte dédié à son activité professionnelle pour :

  • les encaissement des recettes, le paiement des achats en rapport avec l’activité ;
  • les prélèvements pour la rémunération de l’auto-entrepreneur ;
  • le déblocage et le remboursement d’un crédit, etc.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture d’un auto-entrepreneur ? 

Lors d’une ventes ou d’une transaction, l’auto-entrepreneur est dans l’obligation légale de remettre une facture à son client. 

Il peut émettre ses factures en version papier ou sur excel. Cependant, nous recommandons d’utiliser un logiciel d’édition de facture afin de gagner du temps et d’uniformiser son activité. 

Les factures de l’auto-entrepreneur doivent obligatoirement comporter les mentions suivantes :

  • Nom et adresse de l’auto-entrepreneur (éventuellement dénomination commerciale),  numéro de SIREN, la mention « RCS Ville » ou bien « RM Ville », ville étant le nom de la ville l’auto-entrepreneur est immatriculé
  • le numéro de facture (les numéros doivent se suivre séquentiellement, sans trous, et doivent être précédés sur la facture du libellé « Facture N° ». Si vous devez supprimer une facture, ne pas l’effacer mais faire un avoir et utilisez la mention « Avoir N° ».)
  • Date d’émission
  • Identité du client : nom et coordonnées de l’acheteur, raison sociale le cas échéant, SIREN si il y en a.
  • Désignation des produits et services : une ligne par produit, en indiquant la quantité, le prix unitaire, la référence, l’intitulé et toutes les caractéristiques qui peuvent avoir une influence sur le prix.
  • Le prix à payer : indiquez le montant total net de taxe de la facture
  • Mention de la franchise de TVA : l’auto-entrepreneur ne facture pas de TVA, et donc une facture d’auto-entrepreneur doit reprendre la mention obligatoire « TVA non applicable, art. 293B du CGI ».
  • Réductions et remises
  • Date limite de paiement
  • Pénalités de retard
  • Indemnité pour frais de recouvrement
  • Conditions d’escompte

Pour ces mentions obligatoires, il est recommandé d’utiliser un logiciel de facturation qui éditera l’ensemble de ces obligations automatiquements. Ainsi l’auto-entrepreneur évitera les erreurs et gagnera beaucoup de temps. 

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