Comment gérer ses notes de frais ?

Comment gérer ses notes de frais ?

Difficile de s’en passer au sein d’une entreprise : gérer ses notes de frais. La note de frais pour documents est indispensable au remboursement de dépenses.

La procédure de remboursement qu’il engendre coûte parfois cher à l’entreprise en termes de temps et de flux du travail. Hélas, les entreprises ne peuvent pas s’en défaire. Dans cet article, vous pourrez tout savoir sur comment gérer les notes de frais.

Définition d’une note de frais

Une note de frais par définition est un fichier numérique ou papier qui donne à un collaborateur la possibilité de recevoir le remboursement des dépenses professionnelles effectuées pour le compte de l’entreprise.

Ce document est un récapitulatif des dépenses que l’employeur doit rembourser au salarié. Il peut être question des frais : de mission, de restaurant, d’appels téléphoniques, de transport, ou toute autre dépense effectuée au bénéfice de l’entreprise.

Une note de frais peut être remplie par un salarié ou par un administrateur. 

Les différents types de notes de frais

Il existe deux types de notes de frais :

La note de frais kilométrique

Elle est sert à mentionner les dépenses relatives aux voyages ou sorties professionnelles avec le véhicule personnel de l’employé. Cette pièce permet au salarié de recevoir un remboursement de débours kilométrique.

Une fois le document reçu, l’employeur effectue un calcul ou une analyse des décaissements sur la base d’un barème fiscal. Pendant cette analyse, les frais d’entretien, d’assurance, d’usure et de carburant du véhicule sont pris en considération. Cependant le parcours de la demeure du salarié à son lieu de travail n’est pas pris en compte.

La note de frais classique

Ici, l’employé apporte des indications sur le montant, la date, la facture et le nom du commerçant. L’employeur n’aura qu’à vérifier la véracité de ces informations. Cette catégorie de note de frais est à considérer sur le modèle identique à celui des rebours des notes de frais. Il faut savoir que lorsque le salarié dépose ce justificatif, il est comptabilisé en tant que frais professionnels.

Comment prendre en compte une note de frais dans une comptabilité ?

Il n’existe pas de modèle standard de note de frais comptabilité. En effet, c’est à chaque entreprise de créer son modèle selon sa politique, son règlement intérieur et ses formules de calcul.

Cependant, il existe une série d’éléments qui doivent figurer sur une note de frais : le motif, la date, le montant hors-taxe, le montant de la TVA et le montant TTC de la dépense.

Pour optimiser la gestion de vos notes de frais, vous pouvez utiliser des logiciels spécialisés. Cela vous permettra de gagner un temps précieux. En effet, cette cette tache qui peut rapidement être chronophage lors de la croissance votre l’entreprise.

Les exigences relatives aux notes de frais

L’employé doit soumettre la note de frais dans un délai réfléchi. Ce délais est habituellement fixé par l’employeur. D’ailleurs, selon une décision du 2009, la justice spécifie que ce délai doit être pris en compte. L’employeur n’est plus tenu d’un quelconque remboursement en cas de non respect du délai. 

L’employeur quant à lui a l’obligation de rembourser les dépenses professionnelles si elles sont avérées et adéquates à son règlement intérieur. Le cas échéant, l’employé devra saisir le Conseil des prud’hommes. Par ailleurs, ces dépenses devront être dispensées de charges sociales sous certaines clauses. 

5 astuces pour gérer la comptabilité de son entreprise

5 astuces pour gérer la comptabilité de son entreprise

Pour gérer une entreprise, il est important de s’enquérir de certaines règles en comptabilité. S’enquérir juste des chiffres n’est pas suffisant. Il est plus important de maitriser le processus de la comptabilité dans son entièreté pour parfaire la gestion. Nous vous proposons 5 astuces pour mieux gérer la comptabilité de votre entreprise.

Faites votre comptabilité régulièrement

La comptabilité constitue le noyau central de toute entreprise. Il est donc très important qu’elle soit mise à jour régulièrement et ce en temps réel. Son seul dessein n’est pas de satisfaire l’aspect fiscal, elle permet aussi d’analyser l’efficacité de l’activité.

La comptabilité est également le socle de la prévision des budgets. Elle permet à juste titre de prévoir les futurs désagréments de la trésorerie. Reléguer la comptabilité générale au second plan n’est pas recommandé. En effet, elle occupe une place importante et prépondérante pour l’activité puisque globalement ses objectifs sont nombreux.

Pour éviter de s’embrouiller dans sa comptabilité, les entreprises prévoient les mises à jour de leur comptabilité à des fréquences préétablies. Celles-ci doivent être en adéquation avec le type d’activité que mène l’entreprise. Cette mise à jour pourrait se faire sur une journée, une semaine, un mois, un trimestre ou sur une année. 

Le logiciel de gestion de plus simple
Grâce à des logiciels de comptabilité en ligne tel que Sinao, vous pouvez faire votre saisie comptable vous-même. En effet, il intègre un éditeur de devis, factures mais aussi un suivi de vos dépenses et permet d’exporter sa comptabilité. Ergonomique, gratuit et facile à prendre en main, il est parfaitement adapté aux petites entreprises.

Tenez un agenda

Les entreprises dans leur entièreté ont des obligations juridiques, fiscales, sociales et comptables peu importe leur taille et leur régime fiscal. Ces obligations sont assujetties à un calendrier fixe.

Notez ces dead-lines dans votre agenda et assurez vous de vous y tenir. Certaines échéances peuvent être hebdomadaires, mensuelles ou annuelles.

Réaliser un rétro planning des travaux prévus par exercice comptable serait idéal. Et ainsi y intégrer si possible des rappels automatiques à des dates établies préalablement. Ceci afin de ne pas laisser passer une échéance primordiale et de se soumettre à des risques. 

Equipez-vous d’un logiciel de comptabilité

Parmi toutes les astuces pour gérer sa comptabilité, c’est l’une des plus importante. Même si l’entreprise ne voit pas l’obligation de tenir une comptabilité, elle se doit acquérir un logiciel de comptabilité pour répondre convenablement à ses besoins.

Les propriétés d’un logiciel de comptabilité sont fonctions de la gamme pour laquelle opte l’utilisateur. Ceux qui sont plus complet, prennent en compte la gestion de tous les processus de l’entreprise :

  • Le logiciel de tenue de comptabilité et de facturation : facilite la saisie des opérations comptables
  • Le logiciel de paie 
  • Les logiciels de caisse ou de gestion commerciale. Utilisés respectivement pour les commerces de détails, les TPE et les PME et grandes entreprises.

Ne mélangez pas les comptes professionnels et privés

Lorsqu’une entreprise est sujette à un exercice comptable, il est important pour les dirigeants et leurs associés de bien faire la part des comptes professionnels et privés.

Les dépenses d’ordre professionnels doivent être réglées depuis un compte ‘’pro’’. Les dépenses personnelles doivent être réglées depuis un compte ‘’perso’’.

Sous réserve de respecter cette séparation de dépenses, l’entreprise peut être sujette à de graves sanctions pénales et fiscales. Celles-ci risquent de menacer l’équilibre de sa société et sa prospérité.

Faire la part des dépenses simplifiera le travail de l’expert-comptable lors de la justification professionnelle puisqu’il n’aura plus à faire le tri des opérations. Cela lui fera gagner du temps et lui permettra de se focaliser sur des opérations de plus grande importance.

Engager un expert-comptable

Ce n’est absolument pas obligatoire d’en engager un expert-comptable. Cependant, si l’entreprise procède elle-même à la tenue de sa comptabilité, elle peut demander l’assistance d’un expert-comptable.

Celui-ci pourrait aussi bien se charger de l’établissement des comptes annuels. De plus, il peut assurer la sécurité des opérations comptables et fiscale de l’entreprise. Enfin, un expert-comptable peut vous conseiller au delà de la simple comptabilité.

Comment gérer ses factures?

Comment gérer ses factures?

L’une des opérations les plus importantes d’une entreprise concerne la gestion de la facturation. Pour gérer ses factures, deux méthodes sont possibles : manuelle ou automatique.

Dans cet article, nous allons répondre à la question « comment gérer ses factures ? » et vous présenter les différentes façons dont les entreprises peuvent procéder pour la gestion de leur facture. 

Gérer sa facturation avec un facturier papier

La façon de gérer la facture d’une entreprise est dépendante de celle-ci et non d’aucune législation particulière.

Pour la gestion de leurs factures, les entreprises peuvent utiliser un facturier. C’est un carnet à souche qui comporte des factures pré-imprimées. Tous les documents dans ce carnet sont préalablement numérotés et contiennent certaines mentions obligatoires.

Aussi, l’entreprise se doit de renseigner elle-même les informations qui permettent de l’identifier. Ce sont généralement son nom ou sa dénomination sociale, son adresse ou siège social, son numéro d’identification de la TVA. Elle doit aussi mentionner toutes les informations concernant son client et les différents services qu’elle offre.

Toutefois, l’utilisation du facturier pour la gestion des factures des entreprises est de plus en plus rare. En effet, elle présente beaucoup de risques surtout un nombre de risques d’erreurs très élevé. Mais aussi des risques d’oublis de certaines mentions obligatoires ou de facturation.

L’utilisation d’un facturier est généralement déconseillée en connaissance des outils disponibles aujourd’hui.

Gérer ses factures grâce un tableur ou un traitement de texte

Pour la gestion factures, une autre alternative est de s’aider de l’outil informatique. Ce qui permettra d’automatiser le processus de gestion de la facture grâce à l’utilisation de tableurs ou de traitements de textes.

Pour ce faire, l’entreprise doit mettre en place au préalable un modèle de facture personnalisé. Elle pourra l’utiliser par la suite pour ses prochaines facturations. Le modèle en question devra contenir toutes les mentions obligatoires nécessaires. L’entreprise se doit également de mentionner toutes les informations qui concernent son client, ses services (le libellé, la quantité, le prix unitaire, etc.).

Bien qu’elle s’appuie sur l’utilisation d’outils informatiques, cette façon de gérer ses factures présente aussi des risques. Par exemple, elle occasionne l’irruption des doublons c’est-à-dire que plusieurs factures se retrouvent avec le même numéro.

Cette méthode pose aussi le problème de plusieurs fautes d’insertion des mentions, des fautes qui peuvent être sanctionnées. Un autre type d’erreur possible avec cette méthode de gestion est de se tromper et de confondre les différentes informations. Dans ce cas, l’entreprise est souvent tentée de devoir corriger les différentes erreurs qu’elle aurait commises ce qui est interdit. 

Gérer ses factures à l’aide d’un logiciel de facturation

L’alternative qui se présente aux entreprises pour la gestion de leurs factures est l’utilisation d’un logiciel de facturation.

Cette méthode entièrement automatisée est facile à utiliser. Ainsi, elle permet de mener successivement les trois opérations suivantes : un devis se transforme en bon de commande, qui se transforme à son retour en bon de livraison puis en facture.

Le logiciel est généralement accessible avec certaines fonctionnalités en fonction du type de souscription pour laquelle vous aurez opté. Toutefois, il est possible de souscrire à certains modules complémentaires. Le logiciel de base permet uniquement l’administration des factures et des devis.

Grâce aux modules complémentaires, il est possible de suivre le recouvrement des créances, de gérer les factures non payées, de générer des relances automatiques. Vous pouvez aussi créer des tableaux de bord qui permettront une meilleure gestion de l’entreprise en général.

L’utilisation d’un logiciel de gestion pour la facturation présente de nombreux avantages. En effet, cette méthode permet essentiellement de gagner du temps, réduire les risques d’erreurs qu’il s’agisse de l’oubli des mentions ou de calculs.

Avec cette méthode de gestion, la base de données des facturations est en fichier unique ce qui permet de mieux se retrouver. Elle permet aussi de respecter les dispositions de la numérotation des factures et d’avoir un classement simplifié.

En outre, l’utilisation d’un logiciel de facturation présente peu d’inconvénients si ce n’est que le coût d’achat du logiciel et son paramétrage qui se doit d’être fait de la meilleure des façons au risque de rencontrer de nombreux problèmes. 

L’utilisation d’un logiciel peut être faite en ligne ou de façon locale si vous installez le logiciel sur votre ordinateur.

Enfin, avoir un logiciel pour votre facturation vous permettra d’optimiser vos recouvrements de créances si besoin. Renseignez-vous auprès de notre partenaire GESTION CREDIT EXPERT.

Comment faire sa comptabilité soi-même ?

Comment faire sa comptabilité soi-même ?

Afin de s’assurer de tenir correctement sa comptabilité lorsqu’elles décident de s’y prendre elles-mêmes, les entreprises doivent respecter plusieurs règles. Faire sa comptabilité soi-même n’est pas toujours quelque chose de simple, nous allons vous aider à y voir plus clair…

On vous propose cet article traitant des différentes étapes et démarches à effectuer pour réaliser sa comptabilité soi-même.

Connaître ses obligations comptables pour faire sa comptabilité soi-même

Toutes les entreprises ne disposent pas des mêmes exigences. Leur statut juridique et leur régime fiscal seront nécessaires sur ces obligations. La principale chose à faire lorsque l’on souhaite faire soi-même sa comptabilité est de découvrir toutes les obligations comptables.

Les micro-entreprises comme les entreprises individuelles ou les entreprises individuelles à responsabilité limitée ayant choisi le régime du micro BNC ou du micro BIC obtiennent des exigences comptables assez limitées. Ces entreprises peuvent être dispensées de tenue de comptabilité, de l’établissement d’un bilan, de l’établissement d’un livre des recettes et éventuellement d’un registre des achats lorsque cette entreprise mène une activité liée à la vente de marchandises. Ils doivent établir un livre des recettes et d’un registre d’achats. Les micro-entrepreneurs pourront facilement respecter les obligations et s’équiper de solution de gestion pouvant permettre d’écrire les livres obligatoires.

Les obligations comptables sont beaucoup plus nombreuses dans les autres structures. Ces obligations sont les suivantes :

  • Entreprises individuelles exerçant une activité non commerciale et relevant des bénéfices non commerciaux (BNC) : application des règles de la comptabilité de trésorerie, souscription d’une déclaration de résultat annuelle, dispense de dépôt des comptes annuels au greffe.
  • Entreprises individuelles exerçant une activité commerciale ou artisanale et relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) : application des règles de la comptabilité d’engagement (option possible sous conditions pour la comptabilité super-simplifiée), souscription d’une déclaration de résultat annuelle, dispense de dépôt des comptes annuels au greffe.
  • Sociétés commerciales (SAS, SARL, SCA, SA, SCS, SNC…) et sociétés d’exercice libéral (SEL) : application des règles de la comptabilité d’engagement (option possible sous conditions pour la comptabilité super-simplifiée), souscription d’une déclaration de résultat annuelle, dépôt des comptes annuels au greffe.

Utiliser un logiciel de comptabilité pour faire sa compta soi-même

Afin de faire sa comptabilité soi-même, il est crucial d’utiliser un logiciel de comptabilité.

Il faudra prendre tout son temps pour choisir son logiciel de comptabilité. La taille, la nature de l’activité de l’entreprise et bien d’autres paramètres doivent être pris en compte comme paramètres dans le choix d’un logiciel de comptabilité.

Les logiciels sont adaptés à certaines situations et entreprises. Il est possible que les logiciels ne se limitent pas à la gestion de comptabilité. Certaines fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des devis et de la facturation, la génération du tableau de bord et le recouvrement des créanciers peuvent être attendus. C’est pour cela qu’il est important d’analyser tous les besoins de l’entreprise et établir ensuite un questionnaire. Il peut être sur ce sens un choix judicieux à opter pour les solutions tout-en-un proposant plusieurs avantages :

  • L’unicité de l’information en regroupant toute les données dans une unique solution de gestion
  • Le gain de temps et la limitation du risque d’erreur par comptabilisation immédiate, par insertion des factures de ventes dans la comptabilité de manière automatique et par récupération des relevés de banque.

Avant d’acheter un logiciel, il est important de le tester au préalable afin d’avoir une idée sur ses fonctionnalités.

Un logiciel pour faire soi-même sa comptabilité
Grâce à des logiciels de comptabilité en ligne tel que Sinao, vous pouvez faire votre comptabilité vous-même. En effet, il intègre un éditeur de devis, factures mais aussi un suivi de vos dépenses et permet d’exporter sa comptabilité. Ergonomique et facile à prendre en main, il est parfaitement adapté aux petites entreprises. Sinao est gratuit pour les petits entrepreneurs !

Faire sa comptabilité soi-même au quotidien

Au cours des activités comptables, il faudra effectuer les opérations selon le type de comptabilité à tenir qui peut être de trésorerie ou d’engagement.

Au niveau de la comptabilité de trésorerie, il faudra simplement saisir de façon manuelle ou par intégration automatique les relevés bancaires de l’exercice comptable.

Dans le cas de la comptabilité d’engagement, il faudra enregistrer toutes les factures d’achats et de ventes ainsi que le payement de tout le point.

Il serait préférable d’effectuer très souvent ces tâches afin de mieux suivre ses activités, de ne pas prendre du retard et d’élaborer les déclarations fiscales grâces aux informations scrupuleuses.

Après la fin de l’exercice comptable, les entreprises ayant étés autorisées à opter pour une comptabilité de trésorerie ne devront enregistrer que des écritures de régularisation comme les dotations aux amortissements.

Les entreprises appliquant les principes de la comptabilité d’engagement doivent mettre en œuvre de nouveaux projets, générer des écritures sur la réalisation d’inventaire et d’évaluation, ajuster certains postes du bilan et du compte de résultat, faire le recensement des provisions.

Pour certaines structures, il faudra faire le point sur les comptes annuels à approuver et dont il faut faire le dépôt au greffe du tribunal de commerce.

Se former dans le domaine de la comptabilité

Il est important de vérifier que la personne qui s’occupera de la comptabilité dispose d’un niveau assez élevé afin de bien mener son travail.

L’application des principes comptables et l’utilisation du logiciel sont les deux domaines concernés dans cette phase. Ainsi il pourra :

  • Souscrire pour des formations relevant du thème de la comptabilité en tenant compte du niveau de ses connaissances antérieures ;
  • Prendre un abonnement pour des revues comptables spécialisées ;
  • Prendre des formations de comptabilité en ligne de la part de l’éditeur.

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