L’une des opérations les plus importantes d’une entreprise concerne la gestion de la facturation. Pour gérer ses factures, deux méthodes sont possibles : manuelle ou automatique.

Dans cet article, nous allons répondre à la question « comment gérer ses factures ? » et vous présenter les différentes façons dont les entreprises peuvent procéder pour la gestion de leur facture. 

Gérer sa facturation avec un facturier papier

La façon de gérer la facture d’une entreprise est dépendante de celle-ci et non d’aucune législation particulière.

Pour la gestion de leurs factures, les entreprises peuvent utiliser un facturier. C’est un carnet à souche qui comporte des factures pré-imprimées. Tous les documents dans ce carnet sont préalablement numérotés et contiennent certaines mentions obligatoires.

Aussi, l’entreprise se doit de renseigner elle-même les informations qui permettent de l’identifier. Ce sont généralement son nom ou sa dénomination sociale, son adresse ou siège social, son numéro d’identification de la TVA. Elle doit aussi mentionner toutes les informations concernant son client et les différents services qu’elle offre.

Toutefois, l’utilisation du facturier pour la gestion des factures des entreprises est de plus en plus rare. En effet, elle présente beaucoup de risques surtout un nombre de risques d’erreurs très élevé. Mais aussi des risques d’oublis de certaines mentions obligatoires ou de facturation.

L’utilisation d’un facturier est généralement déconseillée en connaissance des outils disponibles aujourd’hui.

Gérer ses factures grâce un tableur ou un traitement de texte

Pour la gestion factures, une autre alternative est de s’aider de l’outil informatique. Ce qui permettra d’automatiser le processus de gestion de la facture grâce à l’utilisation de tableurs ou de traitements de textes.

Pour ce faire, l’entreprise doit mettre en place au préalable un modèle de facture personnalisé. Elle pourra l’utiliser par la suite pour ses prochaines facturations. Le modèle en question devra contenir toutes les mentions obligatoires nécessaires. L’entreprise se doit également de mentionner toutes les informations qui concernent son client, ses services (le libellé, la quantité, le prix unitaire, etc.).

Bien qu’elle s’appuie sur l’utilisation d’outils informatiques, cette façon de gérer ses factures présente aussi des risques. Par exemple, elle occasionne l’irruption des doublons c’est-à-dire que plusieurs factures se retrouvent avec le même numéro.

Cette méthode pose aussi le problème de plusieurs fautes d’insertion des mentions, des fautes qui peuvent être sanctionnées. Un autre type d’erreur possible avec cette méthode de gestion est de se tromper et de confondre les différentes informations. Dans ce cas, l’entreprise est souvent tentée de devoir corriger les différentes erreurs qu’elle aurait commises ce qui est interdit. 

Gérer ses factures à l’aide d’un logiciel de facturation

L’alternative qui se présente aux entreprises pour la gestion de leurs factures est l’utilisation d’un logiciel de facturation.

Cette méthode entièrement automatisée est facile à utiliser. Ainsi, elle permet de mener successivement les trois opérations suivantes : un devis se transforme en bon de commande, qui se transforme à son retour en bon de livraison puis en facture.

Le logiciel est généralement accessible avec certaines fonctionnalités en fonction du type de souscription pour laquelle vous aurez opté. Toutefois, il est possible de souscrire à certains modules complémentaires. Le logiciel de base permet uniquement l’administration des factures et des devis.

Grâce aux modules complémentaires, il est possible de suivre le recouvrement des créances, de gérer les factures non payées, de générer des relances automatiques. Vous pouvez aussi créer des tableaux de bord qui permettront une meilleure gestion de l’entreprise en général.

L’utilisation d’un logiciel de gestion pour la facturation présente de nombreux avantages. En effet, cette méthode permet essentiellement de gagner du temps, réduire les risques d’erreurs qu’il s’agisse de l’oubli des mentions ou de calculs.

Avec cette méthode de gestion, la base de données des facturations est en fichier unique ce qui permet de mieux se retrouver. Elle permet aussi de respecter les dispositions de la numérotation des factures et d’avoir un classement simplifié.

En outre, l’utilisation d’un logiciel de facturation présente peu d’inconvénients si ce n’est que le coût d’achat du logiciel et son paramétrage qui se doit d’être fait de la meilleure des façons au risque de rencontrer de nombreux problèmes. 

L’utilisation d’un logiciel peut être faite en ligne ou de façon locale si vous installez le logiciel sur votre ordinateur.

Enfin, avoir un logiciel pour votre facturation vous permettra d’optimiser vos recouvrements de créances si besoin. Renseignez-vous auprès de notre partenaire GESTION CREDIT EXPERT.

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