Difficile de s’en passer au sein d’une entreprise : gérer ses notes de frais. La note de frais pour documents est indispensable au remboursement de dépenses.

La procédure de remboursement qu’il engendre coûte parfois cher à l’entreprise en termes de temps et de flux du travail. Hélas, les entreprises ne peuvent pas s’en défaire. Dans cet article, vous pourrez tout savoir sur comment gérer les notes de frais.

Définition d’une note de frais

Une note de frais par définition est un fichier numérique ou papier qui donne à un collaborateur la possibilité de recevoir le remboursement des dépenses professionnelles effectuées pour le compte de l’entreprise.

Ce document est un récapitulatif des dépenses que l’employeur doit rembourser au salarié. Il peut être question des frais : de mission, de restaurant, d’appels téléphoniques, de transport, ou toute autre dépense effectuée au bénéfice de l’entreprise.

Une note de frais peut être remplie par un salarié ou par un administrateur. 

Les différents types de notes de frais

Il existe deux types de notes de frais :

La note de frais kilométrique

Elle est sert à mentionner les dépenses relatives aux voyages ou sorties professionnelles avec le véhicule personnel de l’employé. Cette pièce permet au salarié de recevoir un remboursement de débours kilométrique.

Une fois le document reçu, l’employeur effectue un calcul ou une analyse des décaissements sur la base d’un barème fiscal. Pendant cette analyse, les frais d’entretien, d’assurance, d’usure et de carburant du véhicule sont pris en considération. Cependant le parcours de la demeure du salarié à son lieu de travail n’est pas pris en compte.

La note de frais classique

Ici, l’employé apporte des indications sur le montant, la date, la facture et le nom du commerçant. L’employeur n’aura qu’à vérifier la véracité de ces informations. Cette catégorie de note de frais est à considérer sur le modèle identique à celui des rebours des notes de frais. Il faut savoir que lorsque le salarié dépose ce justificatif, il est comptabilisé en tant que frais professionnels.

Comment prendre en compte une note de frais dans une comptabilité ?

Il n’existe pas de modèle standard de note de frais comptabilité. En effet, c’est à chaque entreprise de créer son modèle selon sa politique, son règlement intérieur et ses formules de calcul.

Cependant, il existe une série d’éléments qui doivent figurer sur une note de frais : le motif, la date, le montant hors-taxe, le montant de la TVA et le montant TTC de la dépense.

Pour optimiser la gestion de vos notes de frais, vous pouvez utiliser des logiciels spécialisés. Cela vous permettra de gagner un temps précieux. En effet, cette cette tache qui peut rapidement être chronophage lors de la croissance votre l’entreprise.

Les exigences relatives aux notes de frais

L’employé doit soumettre la note de frais dans un délai réfléchi. Ce délais est habituellement fixé par l’employeur. D’ailleurs, selon une décision du 2009, la justice spécifie que ce délai doit être pris en compte. L’employeur n’est plus tenu d’un quelconque remboursement en cas de non respect du délai. 

L’employeur quant à lui a l’obligation de rembourser les dépenses professionnelles si elles sont avérées et adéquates à son règlement intérieur. Le cas échéant, l’employé devra saisir le Conseil des prud’hommes. Par ailleurs, ces dépenses devront être dispensées de charges sociales sous certaines clauses.