Le métier d’entrepreneur s’apprend : il y a beaucoup de détails techniques et administratifs qu’il faut connaître et maîtriser pour faire tourner une entreprise, et parfois, on peut s’y perdre.

Par exemple : comment fonctionne un système de facturation ? Que faut-il écrire sur une facture ? Quelles sont les mentions obligatoires à ne surtout pas omettre lorsque l’on remplit une facture en 2020 ?

Quand est-il obligatoire de faire une facture ?

Première étape : la création d’une facture. Quand est-elle obligatoire ? Quand êtes-vous tenus d’établir une facture à l’attention de votre client ? La réponse dépend des cas.

  • De professionnel à professionnel : la facture est obligatoire dans tous les cas de transaction commerciale entre professionnels. Elle doit être obligatoirement émise au moment de la prestation (s’il s’agit de service) ou de la livraison (s’il s’agit d’une vente). 
  • De professionnel à particulier : il y a deux cas de figure possible. 
  • Dans le cas d’une vente de marchandise, l’établissement d’une facture n’est obligatoire que pour les professionnels assujettis à TVA, ou bien à la demande du client.
  • Dans le cas d’une prestation de service, l’établissement d’une facture est obligatoire au-dessus de 25€, ou bien à la demande du client.

La facture doit toujours exister en double : une pour l’émetteur, et une pour le client.

Que faut-il obligatoirement inscrire sur une facture ?

Il y a un certain nombre de mentions obligatoires à faire apparaître sur une facture. 

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  • Le nom du vendeur (ou raison sociale), ainsi que l’adresse du vendeur, et l’adresse de facturation différente le cas échéant.
  • Le numéro d’immatriculation au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés), ainsi qui la ville du greffe d’immatriculation pour les sociétés.
  • Pour les sociétés : la forme de la société et le montant du capital social de celle-ci.
  • Le nom et l’adresse de l’acheteur.
  • Si l’opération est supérieure à 150€ HT, le numéro d’identification de TVA?
  • La date d’établissement de la facture
  • Le numéro de facture : il doit être unique et être cohérent avec le reste des factures établies par l’entreprise, suivant une suite chronologique.
  • Le numéro du bon de commande
  • Le détail de la vente : doit apparaître sur la facture la nature des marchandises vendues ou leur référence, et le détail des prestations le cas échéant.
  • Doivent apparaître les quantités (combien de marchandises par exemple).
  • Le prix à l’unité HT et le montant des remises le cas échéant.
  • Les taux de TVA appliqués, le montant de la TVA le cas échéant. S’il n’y a pas de TVA, la référence de l’article du code général des impôts qui le justifie.
  • La date du règlement prévue.
  • Le montant total à payer
  • Doivent apparaître les conditions d’escompte relatives au paiement, et les pénalités de retard le cas échéant.

Toutes ces mentions doivent apparaître obligatoirement sur la facture, à partir du moment où elles ont lieu d’être.

Quelles mentions facultatives peut-on inscrire sur une facture ?

Il existe quelques mentions supplémentaires qui peuvent apparaître sur votre facture, mais qui restent toutefois facultatives.

  • Le nom de votre marque
  • Le nom de votre enseigne
  • Les conditions générales de vente fixées par vos soins
  • Le détail des divers moyens de paiement acceptés.

Si l’une ou l’autre de ces mentions vous paraît pertinente pour votre acheteur, vous pouvez donc décider de la faire apparaître sur votre facture.

Erreur ou oubli : que risquez-vous ?

Comme dit, l’établissement d’une facture est obligatoire sous certaines conditions, et l’apparition des mentions obligatoires est, de fait, obligatoire. Ne pas respecter ces obligations peut générer des sanctions.

On parle de défaut de facturation. C’est un délit passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 75 000€ si une personne physique est concernée, et 375 000€ si une personne morale est concernée.

Le défaut de facturation (une facture inexistante) peut entraîner une amende à hauteur de 50% du montant de la transaction.

Concernant les inexactitudes et les omissions sur la facture, une amende fiscale d’un montant de 15€ par erreur est prévue. Cette amende fiscale ne peut pour autant pas excéder un quart du montant de la facture.

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