5 raisons de passer à la facture électronique

5 raisons de passer à la facture électronique

Vous vous demandez encore pourquoi passer à la facture électronique ? Voici quelques raisons valables qui vous permettront de comprendre l’importance de cette transition.

Quand parle-t-on de facture électronique?

Juste à titre de rappel, l’on parle de facture électronique lorsque celle-ci a été créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique tout en respectant les conditions légales en vigueur. En effet, il ne suffit plus d’émettre une facture par mail pour qu’elle soit qualifiée d’électronique par les services publics. Des dispositions ont été prises afin de baliser cette action selon la loi. 

L’obligation légale

L’obligation légale est la première des bonnes raisons de passer à la facturation électronique. En effet, la loi oblige déjà les grandes entreprises et les PME à émettre des factures électroniques pour tous leurs échanges avec les services publics (l’État, les collectivités territoriales et les autres entreprises publiques). D’ici 2020 cette obligation sera appliquée à toute personne ou entreprise, peu importe sa taille à traiter avec les services publics.

Faites des économies

Non seulement vous effectuez une réduction considérable du coût lié à vos factures, mais vous diminuez également le temps de traitement de celles-ci. En effet, des rapports tels que celui de KPGM ou encore l’étude APECA Dématérialisation 2015 témoignent de la baisse effective des frais liés à l’émission et à la réception des factures. On passe sensiblement à une diminution de près de 60 %. Plus besoin d’impression, d’envoi postal ou d’archivage physique.

Factures électroniques simples
Grâce à des logiciels de comptabilité en ligne tel que Sinao, vous pouvez faire votre facturation électronique vous-même. En effet, il intègre un éditeur de devis, factures mais aussi un suivi de vos dépenses et permet d’exporter sa comptabilité. Ergonomique et facile à prendre en main, il est parfaitement adapté aux petites entreprises.

Fluidité dans les échanges et les délais de paiement

Peu importe le montant de votre prestation, vous aimerez être payé au plus vite par les services publics. Voilà une autre des 5 raisons de passer à la facture électronique. Plus de fluidité dans les échanges avec les clients et bien évidemment, un délai de paiement plus court. Un point important lorsqu’on sait que dans plusieurs cas les faillites dont liées aux problèmes relatifs à la trésorerie. Il faudrait en moyenne 46 jours pour recevoir le paiement de sa facture. Un temps qui semble être une éternité dans certains cas. Ce nouveau système de traitement vise donc à réduire considérablement cette durée.

Une meilleure traçabilité dans les échanges

Connaître comment et quand a été émise une facture est un véritable combat dans les entreprises. Pour une meilleure gestion, il est nécessaire de pouvoir se retrouver dans sa comptabilité et ses dossiers administratifs à tout moment. Avec la digitalisation des factures, plus aucun risque de perdre la trace d’une facture. Que ce soit pour l’émetteur ou pour le récepteur, tout est plus facile et plus fiable.

Un vrai bonheur pour l’environnement

La question écologique est une affaire de tous et une préoccupation qui siège sur tous les fronts. La facture électronique serait une réponse appropriée pour allier efficacité et sauvegarde de l’environnement. En effet, une enquête de Human and Green Consultants commandé par Bonial met en avant le faible impact qu’a une émission de facture via un fichier électronique. On parle 0,72 gramme de CO2 émis contre 10,22 grammes générés par une feuille physique au format A4. Une différence non négligeable qui pousse à opter pour la facture électronique.    

6 outils indispensables pour lancer son entreprise

6 outils indispensables pour lancer son entreprise

Lorsque l’on lance son activité, on pense souvent économie. Pourtant il y a parfois des investissements nécessaires à faire. Cet argent bien dépensé vous permettra de gagner beaucoup de temps et donc d’être plus productif.

Voici une petite liste non-exhaustive en fonction de votre activité.

1 – Des outils techniques fiables et performants

Les premiers outils dans lesquels vous devez investir au lancement de votre activité sont votre ordinateur et votre téléphone portable. Mac, windows, Android ou Apple peu importe. L’essentiel est d’avoir des outils performants, à la hauteur de vos ambitions.

Être entrepreneur c’est souvent travailler à différents endroits. Choisissez donc des outils qui sont transportables facilement. La base pour un ordinateur c’est : un écran maximum de 13’ et une bonne batterie. Côté téléphone, privilégiez à la fois la performance et à la batterie. Cela vous permettra de tenir des heures de réunion en 4G si besoin.

Si vous projetez une activité dans la création, ne négligez pas les performances de votre outil. La vidéo est gourmande, vous aurez donc peut être besoin d’un ordinateur fixe. Ou d’un téléphone portable qui fait de belles photos. Dans l’artisanat, c’est souvent la solidité qui sera privilégiée.

Dans tous les cas, faites un choix raisonné en fonction de vos besoins. Ne faites pas de choix “fourre-tout”. Par exemple : un ordinateur nomade mais avec un grand écran pour regarder des films le soir, ça n’existe pas. Ciblez vos besoins professionnels et répondez-y.

2 – Un site internet et une présence web

Très peu d’activités aujourd’hui ne nécessitent pas de site web pour leur promotion. Aussi, pour commencer, il vous faudra rapidement une présence sur internet.  

Entourez-vous de personnes ressources à ce sujet. Vous avez forcément quelqu’un autour de vous qui s’y connait un peu mieux que les autres. Si vous avez un développeur c’est encore mieux !

Sinon, il vous faudra travailler avec un freelance. L’important de votre côté c’est le brief que vous ferez qui déterminera la forme de votre site. Un site vitrine coûte entre 800€ et 1500€ selon l’expérience du freelance. Ne négligez pas cette somme car une présence web est aujourd’hui très importante.

Vous pouvez aussi vous créer une présence sur les réseaux sociaux. Cela vous permettra d’être plus rapidement trouvé par vos prospects.

Si vous êtes un peu débrouillard-e, il est possible de créer des sites web facilement avec WordPress ou Wix. Cependant, certaines fonctionnalités sont assez limitées et parfois tout n’est pas intuitif.

3 – Des logiciels et outils en ligne

Parmi les dépenses qui vous permettront de gagner du temps tout au long de votre activité, il y a de nombreux outils qui augmentent votre productivité. Certains sont payants mais ne cherchez pas toujours des solutions gratuites car elles sont souvent limitées.

Voici une petite liste des “indispensables” :

  • Un outil de traitement de texte, tableurs, powerpoint … Vous pouvez utiliser Office (payant) mais aussi Google Drive qui fait très bien le job en version gratuite
  • Des outils pour créer des visuels : les non-graphistes pourront utiliser Canvas et les plus aguerris pourront acquérir la suite Adobe
  • Un outil de comptabilité et gestion : pas question d’éditer vos factures à la main sur excel, optez pour un bon outil comme Sinao par exemple
  • Un cloud pour sauvegarder vos données : il en existe plusieurs en version gratuite DropBox, Google Drive, OneDrive …
  • Un éditeur de newsletter/mails de masse comme Mailchimp  
  • Des outils qui sont spécifiques à votre activité bien entendu (exemple : abonnement à des banques d’images, outils de gestion commerciale etc …)
Choisissez un bon logiciel de comptabilité
Ergonomique et facile à prendre en main, le logiciel de comptabilité et facturation Sinao est parfaitement adapté aux petites entreprises. N’hésitez pas à le tester gratuitement dès le lancement de votre activité pour éviter les erreurs de saisie et gagner du temps et de la sérénité.

4 – Un espace de travail

Chez les entrepreneurs, il y a deux teams : ceux qui travaillent depuis chez eux et ceux qui investissent un espace de coworking. Dans les deux cas, ne négligez pas cet investissement.

Si vous avez besoin de sociabiliser, de vous créer un réseau ou d’avoir un cadre de travail extérieur à votre domicile, prenez un abonnement à un espace de coworking. Il y en a dans toutes les villes de France.

Si vous préférez travailler depuis chez vous, investissez aussi dans un espace de travail. Le mieux serait d’avoir une pièce à part mais ce n’est pas forcément toujours le cas. Dénichez-vous un bureau et installez votre coin de travail. Vous pouvez investir dans du rangement ou de la déco selon votre budget et vos besoins.

N’hésitez pas à prendre de la papeterie, carnet, stylo, en plus d’être pratique ça peut être motivant !

5 – De la formation

Pensez à vous former régulièrement, notamment si vous travaillez seul. La formation, même en ligne, a un certain coût. Mais c’est bel et bien de l’investissement à ne pas négliger.

Vous pouvez définir à l’avance un budget formation pour l’année. Cela vous permettra de moins vous poser de question lorsque les opportunités arriveront à vos oreilles.

Vous pouvez vous inscrire à des MOOC, achetez des livres mais aussi participer à des formations en présentielle.

6 – Des prestataires externes

Vous ne savez pas tout faire. Vous ne saurez jamais tout faire. Vous êtes bon dans un domaine : le vôtre. Mais vous n’avez ni des super pouvoirs ni un temps illimité pour tout faire par vous même.

Certaines compétences peuvent vous amener des clients (SEO, réseaux sociaux marketing etc …) Alors pensez à déléguer. Moyennant un investissement faible, vous pouvez travailler à l’aide de consultants ou de professionnels qui vous aideront à optimiser les secteurs où vous êtes moins performants (ex : marketing, commerce etc …)

Pour conclure, ces investissements peuvent paraître très importants lorsqu’on se lance dans une activité. Mais ils sont primordials et vous permettront d’acquérir une solidité dans votre activité entrepreneuriale.

Non seulement, vous allez gagner du temps. Mais en plus, vous ne ferez pas d’erreur et vous allez apprendre. Alors pourquoi hésiter ?

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