Devenez un professionnel de la productivité en tant qu'entrepreneur

L'efficacité et la productivité sont des piliers fondamentaux pour tout entrepreneur aspirant à réussir.

Cet article propose des stratégies concrètes pour accroître votre productivité et optimiser la gestion de votre entreprise.

Qu'est ce qu'être productif ?

La productivité, dans le contexte entrepreneurial, englobe la gestion efficace du temps, l'optimisation des processus et une gestion astucieuse des tâches.

Approfondissons ces différents aspects pour mieux saisir leur impact sur votre activité et apprendre comment produire plus en moins de temps.

Identifiez vos objectifs et prioriser

Fixer des objectifs précis est crucial pour orienter l'effort entrepreneurial. Nous explorerons des méthodes permettant de déterminer les priorités et de classer les tâches selon leur importance et leur contribution aux objectifs à long terme.

Utiliser la méthode SMART pour définir vos objectifs

Pour que vos objectifs soient efficaces, et valent le coup de dépenser votre énergie, ils doivent être SMART : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis. Cette méthode garantit que chaque objectif ait un cadre clair et soit suffisamment détaillé pour orienter l'action.

• Spécifiques : Vos objectifs doivent être précis. Au lieu de dire "augmenter les ventes", spécifiez "augmenter les ventes de 20% dans les 12 prochains mois".
• Mesurables : Chaque objectif doit inclure des indicateurs de performance qui permettent de mesurer le progrès.
• Atteignables : Fixez des objectifs ambitieux mais réalisables pour rester motivé.
• Réalistes : Vos objectifs doivent être pratiques et tenir compte des ressources disponibles.
• Temporellement définis : Définissez un calendrier clair, avec des échéances pour chaque objectif.

Une fois vos objectifs SMART établis, évaluez leur impact potentiel sur votre vision globale. Quels objectifs auront le plus grand impact sur le long terme ? Ces objectifs doivent être votre priorité.

Si vous avez un grand nombre de tâche à réalisez, vous aurez surement besoins d'un outils pour prioriser ces dernières, la matrice d'Eisenhower est une méthode facile à mettre en place.

La matrice d'Eisenhower : prioriser pour mieux gérer

La matrice d'Eisenhower, du nom du président américain Dwight D. Eisenhower, est un outil de priorisation des tâches basé sur leur urgence et leur importance. Elle divise les activités en quatre catégories : importantes et urgentes, importantes mais non urgentes, urgentes mais non importantes, et ni importantes ni urgentes. Cette distinction aide à se concentrer sur ce qui est véritablement crucial pour atteindre ses objectifs, tout en déléguant ou en éliminant les tâches moins prioritaires.

‍

Adoptez des techniques de gestion du temps

Dans un monde où les distractions sont omniprésentes et le temps semble toujours insuffisant, maîtriser l'art de la gestion du temps est essentiel pour maximiser la productivité et atteindre ses objectifs professionnels.

Heureusement, des techniques éprouvées existent pour nous aider à optimiser notre emploi du temps. Parmi celles-ci, la méthode Pomodoro, la planification par blocs, et la matrice d'Eisenhower se distinguent.

En les adoptant, vous pourrez non seulement améliorer votre efficacité au quotidien mais aussi éliminer les distractions nuisibles à votre concentration.

La méthode Pomodoro : une concentration maximale en séquences

Créée par Francesco Cirillo à la fin des années 80, la méthode Pomodoro repose sur l'utilisation de minuteries pour diviser le travail en périodes de concentration intense de 25 minutes, appelées "Pomodoros", séparées par de courtes pauses de 5 minutes.

Après quatre Pomodoros, une pause plus longue de 15 à 30 minutes est recommandée.

Cette approche favorise une concentration maximale et une récupération efficace, réduisant ainsi la fatigue mentale et augmentant la productivité.

La planification par blocs : structurer sa journée pour une efficacité accrue

La planification par blocs consiste à diviser sa journée en blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques. Cette technique permet de se concentrer pleinement sur une activité à la fois, limitant les interruptions et les transitions fréquentes qui peuvent diminuer l'efficacité. En attribuant un bloc de temps à une tâche ou à un groupe de tâches similaires, on crée un rythme de travail plus prévisible et moins sujet aux distractions.

Éliminer les distractions : la clé pour maximiser le temps de travail

Au-delà de l'adoption de ces techniques, éliminer les distractions est fondamental pour optimiser son temps de travail. Cela peut impliquer de mettre son téléphone en mode "Ne pas déranger" pendant les périodes de concentration, de fermer les onglets de navigateur non essentiels, ou de créer un environnement de travail propice à la concentration.

Automatisez et déléguez les tâches non essentielles

L'automatisation des tâches répétitives et l'adoption d'outils technologiques peuvent libérer un temps précieux. Apprenez l'importance de déléguer les activités secondaires pour vous concentrer sur ce qui apporte réellement de la valeur à votre entreprise.

Bien déléguer est crucial pour l'efficacité et la croissance d'une entreprise. Voici des étapes clés et des conseils pour déléguer efficacement :

1. Identifier les tâches à déléguer : Commencez par déterminer quelles tâches vous pouvez transférer à d'autres. Cela inclut les activités répétitives, les tâches pour lesquelles vous n'êtes pas l'expert, ou celles qui peuvent offrir des opportunités de développement à vos collaborateurs.
2. Choisir la bonne personne pour effectuer le tâche : Identifiez la personne la plus appropriée pour prendre en charge la tâche. Considérez ses compétences, ses intérêts, et sa charge de travail actuelle. L'objectif est de s'assurer que la personne a les capacités et la capacité de prendre la responsabilité.
3. Définir clairement les attentes : Lorsque vous déléguez, soyez précis sur les résultats attendus, les délais, et les standards de qualité. Fournir un cadre clair aide le délégué à comprendre ce que vous attendez de lui.
4. Fournir les ressources nécessaires : Assurez-vous que votre équipe dispose des outils, des informations et de la formation nécessaires pour accomplir la tâche. Le manque de ressources peut entraver la performance et la motivation.
5. Communiquer ouvertement : Encouragez la communication ouverte et bidirectionnelle. Soyez disponible pour répondre aux questions et offrir des conseils, sans pour autant micromanage. Cela aide à construire la confiance et l'autonomie.
6. Autoriser l'autonomie : Donnez à votre délégué la latitude nécessaire pour accomplir la tâche à sa manière, tout en respectant les directives établies. Cela favorise l'innovation et l'engagement.
7. Fournir un feedback constructif : Après l'achèvement de la tâche, offrez un retour constructif. Reconnaître les succès et discuter des domaines d'amélioration renforce les compétences et la confiance.
8. Évaluer et ajuster : Réévaluez régulièrement le processus de délégation. Apprenez de chaque expérience pour améliorer la manière dont vous déléguez à l'avenir.

Cultivez un environnement propice à la productivité

Un espace de travail organisé et un état d'esprit axé sur le bien-être sont essentiels pour maintenir une productivité élevée. Nous vous fournirons des conseils pour aménager votre environnement de travail et gérer le stress efficacement.

La boite réception avec 0 mail non lue

La boîte mail est l'outil principal d'un entrepreneur. Avec plus de 400 emails reçus en moyenne par jour pour un chef d'entreprise, il est crucial que cet outil soit bien organisé. L'objectif 0 email non lu est une méthode visant à n'avoir aucun email présent dans votre boîte aux lettres à la fin de la journée. Cela a pour but de réduire la charge mentale et de bénéficier d'une organisation accrue.

Organiser sa boîte mail est essentiel pour maintenir une bonne productivité et gérer efficacement ses communications. Voici un tutoriel simple pour bien organiser votre boîte de réception Gmail :

1. Utilisez les libellés pour catégoriser vos emails

• Création de libellés : Sur le côté gauche de Gmail, cliquez sur "Plus", puis "Créer un nouveau libellé" pour organiser vos emails par catégories (par exemple, Travail, Personnel, Projets).
• Application des libellés : Vous pouvez appliquer des libellés aux emails en les sélectionnant, puis en cliquant sur l'icône de libellé.

2. Profitez des filtres pour automatiser la gestion

• Créer des filtres : Cliquez sur l'icône de recherche dans la barre de recherche, entrez vos critères, puis cliquez sur "Créer un filtre" pour automatiser des actions comme appliquer des libellés, archiver, supprimer, ou marquer comme important.

Astuce :
Vous pouvez bannir automatiquement tous les emails contenant le terme "Se désabonner", ce qui aura pour effet d'archiver automatiquement les emails provenant d'automatisations ou de newsletters. Si vous avez besoin d'un email archivé, vous pouvez aller dans les archives pour le retrouver.‍

3. Nettoyez régulièrement votre boîte de réception

• Utilisez la fonction "Archiver" pour garder votre boîte de réception dégagée, tout en conservant les emails accessibles via la recherche ou les libellés.
• Pensez à supprimer définitivement les emails dont vous n'avez plus besoin.

4. Utilisez les onglets pour prioriser les messages

• Activez les onglets (Principale, Sociaux, Promotions, etc.) dans les paramètres de Gmail pour filtrer automatiquement les emails en fonction de leur type.

5. Utilisez les réponses standardisées pour économiser du temps

• Activez les réponses standardisées dans les paramètres avancés de Gmail pour réutiliser des formats de réponse fréquents sans avoir à les réécrire.

7. Gérez les notifications pour réduire les distractions

• Ajustez vos paramètres de notifications dans Gmail pour recevoir des alertes uniquement pour les emails prioritaires.

8. Faites le ménage avec l'outil de recherche

• Utilisez des opérateurs de recherche avancée comme "from:", "to:", "subject:" ou "has:attachment" pour trouver et organiser les emails plus efficacement.

Les livres sur la productivité

La productivité est sans doute un des sujets ayant le plus intéressé les auteurs à écrire des essais. Le sujet étant crucial pour toutes personnes ayant des objectifs à atteindre, vous trouverez un livre pour chacun des sujets qui vous intéressent. Voici une liste des livres connus et reconnus sur le sujet :

1. "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity" par David Allen : Un classique de la gestion du temps et de la productivité, ce livre introduit la méthode GTD (Getting Things Done), un système complet pour organiser et suivre ses projets et tâches.
2. "La semaine de 4 heures" par Timothy Ferriss : Cet ouvrage propose des stratégies pour optimiser le temps de travail et déléguer les tâches moins importantes, afin de se concentrer sur ce qui génère le plus de valeur.
3. "Deep Work : Rules for Focused Success in a Distracted World" par Cal Newport : Newport met en lumière l'importance du travail profond, c'est-à-dire la capacité à se concentrer sans distraction sur des tâches cognitivement exigeantes. Le livre offre des stratégies pour développer cette compétence essentielle à la productivité.
4. "Le pouvoir des habitudes : Changer un rien pour tout changer" par Charles Duhigg : Ce livre explore comment les habitudes se forment et comment elles peuvent être modifiées pour améliorer la productivité personnelle et professionnelle.
5. "Essentialisme : L'art de la simplicité" par Greg McKeown : McKeown prône une approche minimaliste de la productivité, en se concentrant uniquement sur les tâches essentielles et en éliminant le superflu.
6. "Atomic Habits: An Easy & Proven Way to Build Good Habits & Break Bad Ones" par James Clear : Clear offre une approche pragmatique pour construire des habitudes productives et éliminer les mauvaises, en se concentrant sur de petits changements qui mènent à des résultats significatifs.

Les outils pour booster votre productivité en tant qu'entrepreneur

Si l'informatique a été créée pour une raison, cette dernière est sans nul doute de permettre à l'homme d'être plus productif. Voici la liste des outils les plus récents indispensables pour gagner en efficacité dans votre travail :

• S'organiser : Notion.so
• Accéder aux informations : raycast.com
• Automatiser des taches : integromat.com
• Manager votre temps : timecamp.com
• Générer des compte-rendu de réunion : otter.ai
• Enregistrer tout ce que vous faite : rewind.ai

Conclusion:

Nous avons passé en revue les stratégies clés pour booster votre productivité en tant qu'entrepreneur. L'application de ces conseils vous aidera à atteindre vos objectifs professionnels de manière plus efficace. Adoptez ces pratiques pour transformer votre approche de la productivité et catalyser le succès de votre entreprise.